Teletreballar estava molt poc estès a Catalunya abans de l’esclat de la pandèmia. L’any 2015, per exemple, un escàs 3,5% de les persones treballadores catalanes exercien la seva activitat laboral des del domicili particular. El 2020, la xifra forçosament es enfilar fins al 17%, fet que va significar un increment interanual del 119%, segons un informe del centre d’estudis Adecco fet a partir de l’Enquesta de Població Activa.

No obstant això, tot i la significativa expansió del teletreball, el nostre país encara està molt per sota de la mitjana de la Unió Europea. Aquesta modalitat laboral no havia estat mai una opció a tenir en compte. I no sempre és viable, ja sigui pel tipus de feina -que requereix presencialitat- o per les eines i recursos que es necessiten.

Encara és d’hora per saber si el treball a distància ha vingut per quedar-se o un cop la vacunació estigui més estesa i la pandèmia mínimament controlada es tornarà a les dades del 2019? Sigui com sigui, és important que les empreses estiguin preparades pels escenaris que puguin venir i que prenguin consciència sobre les oportunitats i els reptes que es plantegen.

Com aconseguim que el personal que treballa de forma remota se senti connectat de la mateixa manera que els que treballen a l’oficina? Com creem un equip fort i àgil que col·labori amb fluïdesa, amb independència de la seva ubicació? Com es plantegen les relacions en l’entorn laboral, sobretot pel que fa al treball de manera autònoma i sense una supervisió presencial directa, la qual cosa requereix una dosi addicional de responsabilitat i pro activitat? Com potenciem les bones relacions entre la persona que teletreballa i la que supervisa?

Com a resposta a aquests interrogants, l’Escola d’Administració Pública de la Generalitat de Catalunya, en el marc d’una de les seves formacions, ofereix algunes solucions basades en la comunicació i la confiança que són aplicables a qualsevol persona que treballi a distància.

En la distància és més difícil aconseguir una relació de confiança, però hi ha algunes maneres d’actuar que contribueixen a fomentar-la i a reduir la incertesa causada per la manca de contacte: actuar amb transparència i pro activitat; ser àgils a l’hora de transmetre l’estat els projectes i les dificultats, complir els compromisos, demostrar que sabem gestionar bé el temps i que procurem pel bé comú, entre d’altres.

En el teletreball, cal garantir un flux d’informació precís i ràpid a través de l’estructura de l’organització. Això significa que l’empresa no només ha de garantir les eines necessàries perquè els treballadors es pugin connectar i relacionar-se, sinó que ha de fomentar una cultura comunicativa en el sí de l’organització. Comunicar l’avenç dels projectes i que les altres persones de l’equip les coneguin, permet que es puguin tenir expectatives realistes en relació amb el temps i la finalització de l’activitat. Facilitar la informació i treballar de manera oberta permet que els engranatges que formen equips i persones puguin funcionar d’una manera més àgil i eficient. La transparència en l’organització i l’execució de les tasques genera confiança i facilita la realització dels projectes col·laboratius i la coordinació de les persones.

Les empreses que abans de la pandèmia ja tenien establertes unes dinàmiques comunicatives estructurades han tingut més facilitats per adaptar-se al canvi organitzatiu. Les que no, és un bon moment per plantejar-s’ho, començant per analitzar quina gestió fan de la comunicació, sobretot a nivell intern, i de quines eines i recursos disposen per assegurar-ne l’èxit. Ara més que mai és el moment idoni per prioritzar aquests aspectes i millorar les competències en comunicació de l’organització -en general- i de tots els integrants –en particular-. És important assegurar una bona transmissió d’informació de forma oral i escrita, definir protocols sobre quins tipus de missatges s’han d’enviar, cada quan, a través de quins canals i amb quins objectius, aprendre a fer un bon ús de les eines tecnològiques, entre molts d’altres aspectes.

Integrar aquest nou coneixement, procediments i dinàmiques no es pot fer d’un dia per l’altre i pot resultar complex. Una opció útil seria assessorar-se a través de professionals i empreses expertes en comunicació que puguin fer un anàlisi de les necessitats concretes i aportar solucions efectives i personalitzades. En l’era del teletreball, millorar els processos de comunicació dins de les pròpies empreses és una aposta segura i indispensable per garantir resultats col·lectius satisfactoris.