La celebració d’un acte és una bona oportunitat per una empresa o institució a l’hora de establir vincles, transmetre el seu relat i projectar la seva imatge als seus públics. D’esdeveniments n’hi ha de naturalesa molt diversa (estrenes, inauguracions, presentacions, trobades amb la premsa, entregues de premis, celebracions..) de manera que es poden classificar com a corporatius, institucionals, culturals, polítics… Cada esdeveniment és únic i amb personalitat pròpia i per això cadascun d’ells necessita organitzar-se de forma personalitzada per assolir els seus objectius.

A l’entorn d’un esdeveniment haurem de contemplar diversos aspectes relacionats amb la comunicació que s’han de treballar abans, durant i després de l’acte. És a dir, l’acte no només s’ha d’organitzar, sinó que s’ha de pensar també com comunicar-lo i, per ser efectius, necessitarem una bona planificació prèvia. Així mateix, hi ha també sèrie de punts clau que s’han de contemplar a l’hora de planificar, dissenyar i comunicar un esdeveniment:

1. Definir l’objectiu de l’activitat: què volem aconseguir?
2. Identificar el públic objectiu: a qui volem acostar-nos, a qui ens adrecem?
3. Seleccionar un llistat de proveïdors: dissenyadors, fotògrafs, operadors de càmera, càtering, músics.
4. Escollir la ubicació on se celebrarà.
5. Programar horari d’activitats, calendari i assignar funcions.
6. Redactar un guió i escaleta de l’acte.
7. Planificar les convocatòries, les comunicacions i les invitacions.
8. Preparar material i documentació necessària.
9. Avaluació dels resultats: hem aconseguit els objectius que ens havíem fixat?

Hem de tenir en compte que, sovint, l’esdeveniment en sí no és l’objectiu, sinó que forma part de les diferents accions que una empresa o institució impulsa per acostar-se als seus propòsits comunicatius. I, per tant, l’organització d’aquesta acció acostuma a estar emmarcada en una estratègia global de comunicació.

El mateix pot succeir amb l’interès mediàtic a l’entorn d’aquest acte. En ocasions, per als periodistes, l’acte en sí no serà la notícia, sinó que ho serà el missatge o el relat que hi hagi al darrera de l’embolcall de l’acció. Per això és important que les persones que s’encarreguin d’impulsar un esdeveniment tinguin el coneixement i la visió global sobre el projecte empresarial perquè puguin proposar les propostes més ajustades a l’estratègia corporativa i, alhora, disposin del coneixement periodístic per saber com enfocar els missatges i despertar així l’interès dels mitjans de comunicació.

A Op-team ens ocupem de planificar, dissenyar i comunicar esdeveniments quan formen part de l’estratègia comunicativa dels clients pels quals ja treballem habitualment, amb qui establim vincles professionals de confiança per oferir-los solucions de comunicació 360º que s’adaptin a totes les seves necessitats.